El diseño de un sistema de control interno influye en la naturaleza o razón de ser de cada auditoría. Esta evaluación brinda la posibilidad de conocer cuál es el alcance del examen y la profundidad de las pruebas.
“El control interno consiste en una serie de normas y procedimientos, establecidas y diseñados por la empresa para la protección de los activos.”
El control interno consiste en una serie de normas y procedimientos, establecidas y diseñados por la empresa para la protección de los activos. Se trata de un sistema diseñado al interior de la empresa, integrado por: el plan de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el diseño de cuentas e informes, y todas las medidas y métodos empleados.

1. Plan de organización

Para el cumplimiento de sus objetivos de negocio de modo efectivo y eficiente, la empresa debe definir en su plan de organización, la ubicación, la naturaleza de sus productos o servicios, su tamaño, estructura financiera y de operación.

2. Asignación de deberes y responsabilidades

Se debe establecer con claridad la responsabilidad en el desempeño de todas las funciones y la autoridad que se le concede para actuar.

También se debe implementar la separación de funciones incompatibles –segregación de funciones. Las líneas de autoridad y responsabilidad deben mantener las funciones de operación y custodia, separadas de la función de registro.

En la práctica, por ejemplo, la persona que recibe efectivo de un cliente no debe ser la misma que registra el asiento en los registros de cuentas por cobrar.

3. Diseño de cuentas e informes

Para un adecuado control de las operaciones, la empresa debe definir su plan de cuentas según las características de su negocio, donde le permita un adecuado registro de los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, costos y gastos.

Asimismo, se debe definir un sistema de información el cual incluye los informes financieros y estadísticos que deben circular en la empresa, el responsable, y la periodicidad de los mismos.

4. Todas las medidas y métodos empleados

Se debe definir la periodicidad de las juntas directivas para el análisis de la marcha de la empresa, los diferentes comités dependiendo de las características particulares de cada empresa, y en la medida en que el volumen de operaciones lo amerite, la existencia de un departamento de auditoría interna.

¿Qué se logra con los 4 aspectos anteriores?

1. Proteger los activos de la empresa

Lo cual incluye no solo salvaguardas físicas como instalaciones apropiadas para la protección de los inventarios y de su propiedad planta y equipo, sino salvaguardas contractuales como pólizas de seguros y sistemas de vigilancia y monitoreo.

2. Obtener la exactitud y confiabilidad de la contabilidad y otros datos e informes operativos

3. Promover y juzgar la eficiencia de las operaciones

Lo cual comprende las áreas de recursos humanos en la selección y entrenamiento del personal, producción, gestión de ventas y el recobro de la cartera, y las comisiones como incentivo, control de calidad y demás áreas claves.

4. Comunicar las políticas administrativas, y estimular y medir el cumplimiento de las mismas

Realizando una declaración que reciba amplia divulgación sobre la conducta corporativa, la observancia forzosa de las políticas corporativas, controles presupuestales rigurosos, apoyo efectivo a las funciones de auditoría interna, y prácticas para contratar personal competente e íntegro.

Fuente: http://actualice.se/8msy

Como lo establece el Código de Comercio, la limitación afecta tanto al Revisor Fiscal principal como al suplente. Si el segundo no está ejerciendo el cargo de Revisor Fiscal donde fue nombrado suplente, ya que lo está haciendo el primero, podría aceptar una Revisoría Fiscal adicional como principal.

Brevemente respondamos la siguiente inquietud. ¿Qué ocurre si un Contador Público es Revisor Fiscal principal de cinco sociedades y, además, es suplente en otra?

Se debe observar el Código de Comercio en la sección de Inhabilidades, Incompatibilidades y Prohibiciones en su artículo 215.

Artículo 215. El revisor fiscal deberá ser contador público. Ninguna persona podrá ejercer el cargo de revisor en más de cinco sociedades por acciones.

Con todo, cuando se designen asociaciones o firmas de contadores como revisores fiscales, éstas deberán nombrar a un contador público para cada revisoría, que desempeñe personalmente el cargo, en los términos del artículo 12 de la Ley 145 de 1960. En caso de falta del nombrado, actuarán los suplentes.

Se debe tener en cuenta lo que dispone la Supersociedades en el Oficio OA8940 de julio 3 de 1972:

La limitación afecta al suplente que realmente esté desempeñando el cargo.

Lo anterior, quiere decir que la prohibición del artículo 215 del Código de Comercio hace referencia al ejercicio efectivo del cargo de Revisor Fiscal en más de una sociedad y no a la simple posibilidad de ejercerlo.

Desde el punto de vista legal, la estricta prohibición que hace el Código de Comercio, la limitación afecta tanto al principal como al suplente, pero si el suplente no está ejerciendo el cargo de Revisor Fiscal, donde fue nombrado suplente, ya que lo está haciendo el principal, podría aceptar una Revisoría Fiscal adicional como principal, bajo la condición que la vacancia del principal, en una de las cuales es suplente, lo coloca en la posición de renunciar a una de las Revisorías Fiscales que está ejerciendo.

En el momento donde él sea Revisor Fiscal suplente y pueda tomar una Revisoría Fiscal adicional lo puede hacer,pero si en un momento dado donde funciona como suplente entra a ser titular, debe renunciar a la Revisoría Fiscal adicional que había tomado.

Desde el punto de vista legal la limitación afecta tanto al principal como al suplente, pero al suplente que realmente esté desempeñando el cargo, porque si no lo está ejerciendo, prácticamente podría aceptar otra.

Fuente: http://actualice.se/8k7a

Los auditores deben manejar la información antes, durante y en la aplicación plena, pues así habrá homogeneidad en la realización del trabajo y el cambio de auditor no generaría alteración de criterios, ni propiciaría diversas formas de manejo de información, situaciones que necesita evitar toda empresa.

Alrededor del tema de las NIIF, la auditoría asume un papel muy importante debido a la nueva forma de ejecutar los compromisos. Los profesionales contables que se proyectan como auditores tendrán que saber sobre NIIF, Estándares Internacionales de Auditoría, realidad que se debe abordar con una planeación congruente, como lo recomiendan los Estándares Internacionales.

Así, es como se logrará un informe de auditoría exclusivamente de los ajustes que se van a realizar en el proceso de transición. Esta recomendación es compartida por los miembros de IFAC donde se busca plena aprobación de las diferencias generadas entre la información antes y después de NIIF.

Las variaciones y ajustes que se generan deben estar respaldados de alguna manera, y en consecuencia debe existir un proceso de preparación previa, con el fin de evitar que salga alguna diferencia, cuando se estén emitiendo los Estados Financieros, y así poder analizar de forma independiente los ajustes que se van a realizar en el período de transición, para que estén avalados por la auditoría.

En el período de transición se tendrán normas locales, NIIF y también estará el período de aplicación plena. La recomendación para los auditores es el manejo de la información antes, durante y en la aplicación plena, pues así habrá una misma manera de realizar el trabajo y el cambio de auditor podría generar alteración de criterios, que propiciarían diversas formas de manejo de información, y esto debe impedirlo toda empresa.

Fuente: http://actualice.se/8jhm

Al auditar Estados Financieros bajo las NIIF, es indispensable que el auditor conozca el manejo de cada uno de los rubros supeditados a las NIIF; además, es importante que el auditor deje evidencia de su trabajo, que sea útil para verificar si la entidad está cumpliendo con las NIIF.

Respondamos a la siguiente pregunta: ¿Qué debe hacer un auditor para emitir el dictamen sobre  estados financieros elaborados bajo las NIIF?

Para poder emitir opinión sobre los Estados Financieros de una entidad que hayan sido elaborados bajo Normas Internacionales de Información Financiera –NIIF–, es necesario que el Auditor conozca las NIIF. Para poder realizar una evaluación de las cifras y de los saldos, y determinar si los mismos son adecuados, lo primero que debe hacer es conocer el manejo de cada uno de los rubros bajo las NIIF, y de esta manera será posible que sobre la información aplique su criterio profesional.

También es importante que el Auditor deje evidencias de su trabajo, pues ésta le permite soportar los criterios sobre los cuales basó la opinión consignada en el informe de auditoría. Además, la evidencia es el soporte de que la auditoría se planeó y se realizó de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría, y también queda como constancia de los requisitos legales y regulatorios que le aplican a la empresa, y del cumplimiento o no, de los mismos.

En síntesis, es importante que el Auditor tenga presente que su labor no consiste simplemente en decir que la empresa cumple con las NIIF y que hace todo lo que la legislación del país exige, pues esa información no es de gran utilidad. Por ello, el informe de auditoría debe ser muy amplio, que muestre el resultado de un trabajo, el cual debe estar documentado y soportado con evidencia comprobatoria que le permita al Auditor informar si se está cumpliendo con las NIIF.

En conclusión, los dos grandes aspectos que debe tener en cuenta el Auditor son:

• Conocer y entender las NIIF.
• Dejar evidencia de su trabajo que sea útil para verificar si la entidad está cumpliendo con las NIIF.

Fuente: http://actualice.se/8j68

¿Cuáles libros  deben registrarse ante la Cámara de Comercio, en los casos en que una empresa con Revisor Fiscal los pierde?

El Decreto Ley 019 de enero del 2012, también conocida como la Ley Antitrámites, habla de que  ya no hay obligación de llevar a registrar libros de contabilidad ante la Cámara de Comercio. El Decreto Ley 019 modificó el Código de Comercio, en el que determinó cuáles son los libros que deben registrarse. Así quedó claro  que los libros de contabilidad ya no es necesario regístralos; los únicos  que sí deben continuar registrándose en la respectiva Cámara de Comercio de la jurisdicción es el libro de actas de registro de socios. Los que se acostumbraban registrar: libro diario,  libro mayor, el de inventarios y balance, ya no es obligación hacerlo.

El artículo 28 del Código de Comercio fue modificado desde enero del 2012, exactamente en el numeral séptimo, y quedó así:

“Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios.”

Antes de la modificación indicaba también los libros de contabilidad:

“Los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles”

Si se perdieron los libros de contabilidad, deben reconstruirlos en libros que no tienen que estar registrados; y los otros libros, si también se perdieron como los libros de registro de socios o accionistas, si tendrían que volverse a registrar en la Cámara de Comercio para poder reconstruirlos; de hecho, el registro de estos libros de carácter obligatorio pueden hacerse de forma electrónica, virtualmente, Decreto 805 de abril del 2013, fue en el 2014 cuando las Cámaras de Comercio del país comenzaron a poseer mecanismos para poder recibir libros de actas y de junta de socios electrónicos. Circular 004 de enero del  2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio, dio parámetros a las Cámaras de Comercio para recibir libros de forma electrónica.